위임장에 본인확인서류가 없어도 의결권 행사는 유효할까

관리규약에 본인확인서류를 반드시 제출하도록 하는 특별한 규정이 없는 이상, 위임장에 본인확인서류가 첨부되지 않았다고 하더라도 그 위임장에 의한 의결권 행사는 부적법해지지 않습니다. 서울고등법원 2010나65841 판결(임시집회무효확인)은 위임장의 형식, 구분소유자 수 계산, 대리인 자격까지 관리단집회 정족수 분쟁의 핵심 쟁점을 두루 판단한 판결입니다.

본인확인서류가 없는 위임장은 왜 유효한가

이 사건에서 관리단이 정기집회 소집 당시 구분소유자들에게 보낸 위임장 양식에는 인감증명서, 주민등록증, 운전면허증 중 하나를 본인확인서류로 첨부하도록 기재되어 있었는데, 일부 위임장에는 이런 서류가 첨부되지 않았습니다.

관리규약에서는 대리인에 의하여 의결권을 행사할 경우 대리권을 수여하는 것을 증명하는 서면을 집회 개최 전까지 제출하도록 하고 있을 뿐 반드시 본인확인서류를 제출하도록 하는 규정을 두고 있지 않으므로, 위임장 양식에 기재된 첨부서류는 본인의 위임의사를 확인하기 위한 여러 방법들 중 하나의 의미를 가질 뿐 그 제출이 강제되는 것이라고 보기는 어렵다. 따라서 위임장의 다른 기재 등에 의하여 본인의 위임의사가 진정한 것임이 확인되는 이상 본인확인서류가 첨부되어 있지 않다고 하여 위임장에 의한 의결권 행사를 무효로 볼 수 없다.

문제된 위임장들에는 본인의 주민등록번호와 주소, 자필로 보이는 성명 기재와 날인 또는 서명이 있어 위임의 진정성이 확인된다고 보았고, 실제로 집회 당시는 물론 이후에도 본인들의 이의가 제기된 바 없었다는 점도 근거가 됐습니다. 또 위임장 작성일자가 집회 당일로 기재되었다거나 주소 기재가 없다는 사정만으로는 위조로 볼 수 없다고 했습니다.

구분소유자 수는 사람 수인가, 호실 수인가

법원은 관리단집회의 의사정족수 및 의결정족수 충족 여부를 판단할 때 구분소유권의 개수를 고려하지 않고 자연적 의미의 구분소유자 숫자를 기준으로 해야 한다고 판단했습니다. 근거는 다음과 같습니다.

• 구분소유자는 구분소유권을 가지는 '사람'을 의미하므로(집합건물법 제2조 제2호), 한 사람이 여러 개의 구분소유권을 가진다고 하여 구분소유자 숫자가 함께 늘어나지 않습니다.
• 집합건물법이 결의 요건으로 구분소유자와 의결권 두 가지를 모두 요구한 취지는, 다수의 구분소유자가 의사결정권을 독점하여 넓은 전유부분을 가진 소수의 이익을 해하거나 그 반대의 경우를 방지하는 등 이해관계를 합리적으로 조정하기 위한 것입니다.
• 구분소유자와 구분소유권을 동일하게 보면, 구분소유권을 늘리는 방법으로 의결권을 확대하는 것을 허용하게 될 우려가 있습니다.

이 기준에 따라 이 사건 임시집회 결의는 구분소유권 기준으로는 과반(50.13%)이었지만 구분소유자 기준으로는 244명 중 88명(36.06%)만 출석·찬성하여 정족수 미달로 무효가 됐습니다. 관리단집회 의결정족수와 서면결의 해설에서 정족수 계산의 기본 구조를 함께 확인할 수 있습니다.

이 판결이 함께 판단한 다른 쟁점들

• 공유 전유부분의 의결권: 전유부분이 여럿의 공유인 경우 공유자는 의결권을 행사할 1인을 정해야 하고(집합건물법 제37조 제2항), 과반수 지분권자의 위임 없이 이루어진 의결권 행사는 무효입니다. 이 사건에서는 공유 전유부분 20개의 의결권 행사가 무효로 제외되었지만, 제외 후에도 정족수는 충족됐습니다.
• 대리인 자격: 집합건물법 제38조 제2항은 대리인을 통한 의결권 행사를 인정하고, 제41조 제2항은 미리 신고된 대리인은 집회마다 개별 위임 없이 대리행사할 수 있다는 취지일 뿐이므로, 대리인 자격이 구분소유자로 한정되지 않습니다.
• 재확인 결의와 소의 이익: 무효인 임시집회 결의라도 이후 정기집회에서 그 절차를 다시 진행하거나 내용을 재확인하는 결의를 했다면, 종전 결의의 무효확인을 구하는 것은 과거 법률관계의 확인에 불과하여 권리보호의 이익이 없습니다. 소집권한 없는 자에 의해 소집된 집회라는 사유도 원칙적으로 독립된 무효사유가 되지 않습니다.

집회를 준비하거나 결의를 다투려면

• 위임장 분쟁을 예방하려면 관리규약에 위임장 요건(본인확인서류 등)을 명확히 규정해 두는 것이 좋습니다. 규약에 규정이 없다면 형식적 흠만으로 위임장을 배제할 수 없습니다.
• 정족수를 계산할 때는 여러 호실 소유자를 1인으로, 공유 호실을 1인으로 세는지부터 점검해야 합니다. 실제로 관리인 지위 부존재 확인 소송처럼 위임장과 구분소유자 수 계산이 승패를 가르는 경우가 많습니다.
• 결의 무효확인 소송을 검토한다면, 상대방이 재확인 결의로 하자를 보완했는지 여부에 따라 소의 이익이 부정될 수 있다는 점을 먼저 확인해야 합니다.