관리단집회 결의 적법성, 실무에서 자주 다투는 쟁점 3가지

관리단 분쟁의 핵심은 결국 관리단집회 결의의 적법 여부이며, 서면결의서의 본인 증명 서류, 소집통지서의 발송 장소, 의결권 행사 자료 첨부 여부가 실무에서 반복적으로 다투어지는 쟁점입니다. 집합건물법 제31조에 따라 관리단의 사무는 대부분 관리단집회 결의를 거쳐 수행해야 하므로, 이 쟁점들을 정리합니다.

왜 관리단집회 결의의 적법성이 문제되는가?

관리단 분쟁에서 주로 쟁점이 되는 부분은 관리단집회 결의의 적법 여부입니다. 집합건물법 제31조에 따라 관리단의 사무는 대부분 관리단집회 결의를 거쳐 수행하여야 합니다. 대표적으로 관리인을 선임하거나 해임하는 경우, 관리규약을 제정하거나 변경하는 경우, 공용부분을 관리 및 변경하는 경우 등이 있습니다. 관리단집회 결의가 적법하여야만 그 결의에 기초하여 선임된 관리인이나 관리규약이 유효하다고 볼 수 있습니다.

관리단집회 결의는 집합건물법에서 정한 절차와 의결방법을 준수하여야 합니다. 절차는 크게 집회소집청구(허가), 집회소집통지, 집회 개최 및 결의의 단계로 볼 수 있으며, 관리단 분쟁 사건에서는 이러한 단계별·절차별 적법 여부가 항상 소송의 쟁점으로 등장합니다. 소집허가 단계의 실제 사례는 관리단집회 소집허가 승소사례에서 확인할 수 있습니다.

서면결의서에 반드시 신분증 사본이 첨부되어야 하는가?

관리단집회 결의를 하기까지 집회개최동의서, 서면결의서, 의결 위임장 등 다양한 종류와 많은 양의 서류를 구분소유자 또는 입주민(점유자, 임차인)으로부터 받게 됩니다. 이러한 서류에 작성자 본인이 작성하였음을 증명하기 위한 인감증명서 혹은 신분증 사본 등이 첨부되어야만 하는지 논란이 있고, 소송에서도 거의 빠지지 않고 쟁점으로 등장합니다.

지금까지는 대부분의 법원에서 본인 증명 서류까지 첨부될 필요는 없다고 판단하여 왔고, 그렇기 때문에 실무상 서면결의서나 의결 위임장을 받으면서 신분증 사본까지 요구하지는 않았습니다. 일반 의결정족수를 충족하려면 전체 구분소유자의 50% 이상, 넉넉하게는 70~80% 수준의 서면결의서나 위임장을 받아야 하는데, 신분증 사본까지 요구하면 개인정보보호 문제를 염려하거나 번거로워서 작성해주지 않는 경우가 많다는 현실적인 문제도 있습니다.

그런데 최근 하급심 법원에서 본인 증명 서류가 첨부되어야 신뢰할 수 있다는 입장을 밝힌 경우가 종종 있었습니다. 관리단 분쟁을 바라보는 법원의 판단 기준이 갈수록 엄격해지고 있다는 점에 주의해야 합니다. 위임장의 유효성이 승패를 가른 사례로 관리인 지위 부존재 확인 승소사례를 참고할 수 있습니다.

소집통지서를 구분소유자 주소지로 발송해도 적법한가?

관리단집회를 소집하려면 집회 개최일 1주일 전에 회의의 목적사항을 구체적으로 밝혀 구분소유자에게 통지하여야 하는데, 이때 통지는 구분소유자가 소유하는 전유부분으로 발송하면 됩니다(집합건물법 제34조 제3항). 이는 현실적으로 모든 구분소유자가 통지를 받아 보는 것이 불가능하기 때문에 법에서 통지 방법을 완화해 준 것입니다.

그런데 전유부분이 아닌 등기부상 기재된 구분소유자의 실제 주소지로 통지를 발송한 경우는 어떨까요. 오피스텔과 같이 구분소유자가 전유부분에 거주하기보다 임대하는 경우가 많은 건물에서는 오히려 구분소유자 거주지 발송이 더 적극적인 통지 방법일 수 있습니다. 그럼에도 몇몇 하급심은 이를 집합건물법 제34조 제3항에 반한다고 보아 위법하다고 판단한 예가 꽤 있었습니다. 하지만 서울고등법원 2016라20966 가처분 결정에서 법원은 적법한 것으로 판단하였고, 최근에는 하급심 법원들도 대부분 이 취지를 따르는 것으로 보입니다.

다만 아직도 몇몇 하급심에서 위법하다고 보는 경우가 있으므로 이 부분이 쟁점이 된다면 주의가 필요합니다. 따라서 관리단집회 소집통지를 하는 경우에는 구분소유자의 실제 거주지로 통지함은 물론 전유부분에도 반드시 통지서를 발송하여 문제될 소지를 아예 차단해야 합니다.

서면 의결권 행사 자료를 첨부하지 않으면 위법한가?

집합건물법 제38조 및 같은 법 시행령 제14조에서는 관리단집회의 소집통지를 할 때에는 서면에 의하여 의결권을 행사하는 데 필요한 자료를 첨부하여야 한다고 규정하고 있습니다. 이를 근거로 집회소집통지서에 서면 의결권 양식 등이 첨부되지 않으면 위법하다는 주장이 많았고, 법원이 이를 받아들여 위법으로 결론 낸 경우도 적지 않았습니다.

그러나 관리단집회에서 의결권을 행사하는 방법에는 직접 출석, 서면 또는 전자적 방법, 대리인에 의한 방법 등 여러 가지가 있습니다. 의결권 행사방법을 서면결의 방식으로만 정하였다면 응당 이에 필요한 자료를 첨부하여야겠지만, 직접 출석 및 대리인에 의한 의결권 행사도 가능한 경우에는 문제될 여지가 없다고 보아 적법한 것으로 판단한 예가 있습니다. 서면결의 제도 전반은 관리단집회 의결정족수와 서면결의 해설에서 자세히 다루고 있습니다.

집회 결의를 준비하거나 다투려면 무엇을 해야 할까?

• 서면결의서·위임장 징구 시, 최근의 엄격해진 판단 경향을 고려하여 가능한 범위에서 본인 확인 자료를 함께 확보합니다.
• 소집통지서는 전유부분과 구분소유자의 실제 거주지 양쪽 모두에 발송하여 통지 하자 시비를 차단합니다.
• 소집통지에는 서면 의결권 행사에 필요한 자료를 첨부하는 것이 안전합니다.
• 관리단 분쟁은 법원마다 판단 기준이 다르고 애매한 부분이 곳곳에 있으므로, 집합건물 분야에서 전문적인 경험을 갖춘 법무법인(유한) 강남의 박창신, 조유리, 한경민 변호사의 조력을 받아 검토하시기를 권해드립니다.