서면결의 동의서, 인감증명서 꼭 첨부해야 할까

「집합건물의 소유 및 관리에 관한 법률」(이하 집합건물법)은 서면결의 시 인감증명서 등 증빙서류의 제출을 요건으로 하고 있지 않으므로, 동의서에 인감증명서가 첨부되지 않았다는 이유로 서면결의의 효력이 문제 되지는 않습니다.

서면결의는 어떤 방식으로 하나?

서면에 의한 결의는 결의 사항에 관한 구분소유자의 의사를 기재한 서면을 제출하는 방식으로 행합니다. 서면결의의 요건과 정족수에 대해서는 관리단집회 의결정족수와 서면결의 해설에서 전체 구조를 확인할 수 있습니다.

인감증명서는 왜 요구되고, 없으면 무효인가?

실무에서는 그 의사(가령, 공용부분 변경에 대한 동의)의 진실성을 담보하기 위하여 인감증명서를 요구하는 경우가 많이 있습니다. 그러나 집합건물법이 이를 요건으로 정하고 있지 않으므로, 인감증명서가 첨부되지 않았다는 이유로 서면결의의 효력이 문제 되지는 않을 것입니다.

서면결의를 준비한다면

• 인감증명서 첨부는 법적 요건이 아니므로, 첨부 여부보다 구분소유자 본인의 의사가 서면에 명확히 기재되었는지가 중요합니다.
• 다만 사후 분쟁 예방을 위해 진실성을 뒷받침할 자료를 함께 갖추어 두는 것이 안전합니다. 결의 관련 서류의 관리와 확인이 문제 되는 경우 관리단 회계장부 열람·등사 청구 해설도 참고하세요.

구체적인 개별 사례에 대해서는 별도의 자문이 필요하므로, 집합건물 분야에서 전문적인 경험을 갖춘 법무법인(유한) 강남의 박창신, 조유리, 한경민 변호사의 조력을 받아 검토하시기를 권해드립니다.